SECRETARIAT PEDAGOGIQUE AU SEIN DE L'INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIRMIERS

Accueil téléphonique

Accueil fournisseurs

Accueil étudiants, intervenants

Participation en binôme avec le CSS à la journée de pré-rentrée auprès des étudiants en soins infirmiers.

Recueil des informations sur le retour des documents à classer dans le dossier de chaque étudiant :

autorisation d’affichage/Informations personnelles de l’ESI

attestation CVEC

dossier médical

photocopie de la carte grise et/ou échéancier d’abonnement TCAR

notification de bourse Rédaction des certificats de scolarité : Elaboration des CE pour les 1ère année, dès la rentrée - Réajustement, pour les 2ème et 3ème année

Elaboration des cartes d’étudiants

Envoi des photos et numéros de matricules à la DRM pour création des cartes de self Rédaction et envoi des courriers de passage d’année (2ème et 3ème année)

Réception des paiements par chèque des frais d’inscription

Elaboration et gestion du dossier administratif

Création du dossier ressources humaines sur Cpage

Gestion des absences, enregistrement et classement

Rédaction et envoi des attestations de présences mensuelles pour les ESI en promotion professionnelle et pôle emploi

Gestion du coût pédagogique (envoi des demandes d’émission de titre au employeur ou OPCA, FONGECIF, ANFH)

Envoi aux finances des demandes de remboursement des frais d’inscription pour les étudiants boursiers

Gestion des documents pôle emploi (Attestations d’inscription à un stage de formation, attestations d’entrée en stage…)

Courriers et attestations diverses

Participation aux Commissions d’Attribution des Crédits (CAC) et élaboration du compte rendu

Saisie en binôme avec le coordinateur d’année, des notes dans FORMEIS, édition des résultats en double exemplaire et archivage du double exemplaire dans le classeur des notes par promotion

Edition et classement des récapitulatifs de semestres et passages d’année

Classement des évaluations dans les enveloppes individuelles des étudiants

Conventions : elles sont à établir 1 mois ½  avant le départ en stage

Courriers aux cadres : à faire dans le même temps que les conventions Feuilles de stage et feuilles horaires (idem)

Courriers d’annulation de terrain de stage. Il a été décidé de les envoyer 15 jours avant le début du stage, cependant, une extraction des terrains est faite si besoin.

Paiements des indemnités de stage : le traitement commence 8 jours après le retour des étudiants à l’IFSI

Classement des feuilles horaires (dans les dossiers individuels des ESI) et des conventions de stage

Gestion des déclarations d’Accident du Travail

Edition et affichage (à 15 jours) du planning mensuel des ESI

Edition des feuilles d’émargement concernant les cours de la semaine (en général le vendredi pour le lundi matin)

Traitement des absences et relevé des absences injustifiées

Envoi des courriers de confirmation de cours (mi-mois précédent)

Paiement à M+1 des interventions externes sur CPAGE. Pour les intervenants internes au CH du Rouvray, un scanner de la « facture » est transmis aux agents du service de la paie

Pour tout nouvel intervenant, création de son dossier sur FORMEIS et sur CPAGE si externe au CH du Rouvray

Edition de la liste d’émargement

Préparation des copies, y adjoindre la page de garde ainsi que le compte rendu de salle

Gestion du dossier de la DRDJSCS

Contrôle du dossier étudiant

Participation aux résultats DE

Missions communes

Participation aux groupes de travail IFSI

Participation aux réunions « secrétariat »

Participation aux plénières (1 sur 3)

Pour une des 2 secrétaires pédagogiques  :

Liaison trésorerie comprenant :

Possibilité d’encaisser les chèques ou les espèces pour recharger le photocopieur

Possibilité d’encaisser les chèques et les espèces pour les coups pédagogiques Photocopieur étudiants :

Possibilité de recharger « les comptes individuels »

Renouvellement des conventions de stage annuellles

Participation au groupe inter/IFSI Forméis

Scann des feuilles de stage

Pour l’autre secrétaire pédagogique :       

Envoi chaque jeudi du nombre d’ESI au self